Debido a la falta de capacidad de negociación, constantemente nos vemos obligados en nuestro trabajo a lidiar con nuevos pedidos y solicitudes de tareas presentadas cómo urgentes y que se sobreponen a las actuales o las anteriores desviándonos de nuestro objetivo principal. Este problema es más común de lo que se piensa y es la causa del estrés laboral, baja productividad, agotamiento y falta de eficacia profesional.

La solución está en aprender a priorizar nuestras tareas, a negociar con los solicitantes los términos y los tiempos de entrega del trabajo y, cuando sea necesario, aprender a decir que “no”.

Por este motivo, Pietro Carollo, Agile Coach, Formador y Experto en Negociación, Liderazgo, Motivación y Growth Mindset, ha impartido una #UEMC Business SchoolOpenclass para explicar cómo llevar a cabo una negociación eficaz con el fin de gestionar mejor el tiempo y las prioridades.

“Si valoramos la condición actual del trabajo en las empresas, la mayoría de las compañías afirman que viven su jornada laboral con un estado de angustia, incertidumbre y agotamiento físico y mental debido a los nuevos proyectos y tareas que se añaden a las ya programadas”, afirma el experto. 

Esto es la consecuencia directa de no saber gestionar dos de los recursos más importantes que tenemos y malgastamos: el tiempo, que es igual para todo el mundo; y la energía, que hay que saber cuidarla y tenerla en cuenta a la hora de priorizar las tareas.

ELEGIR y DECIDIR

Aunque muchas personas piensen que elegir y decidir son términos similares, no son equivalentes.

ELEGIR

Supone clasificar y valorar diferentes posibilidades. Por ejemplo: ¿qué haré en mis próximas vacaciones? Puedo ir a la playa con mis amigos, a la montaña, a París con mi novia… “Como vemos, hay muchas posibilidades, muchas opciones entre las cuales tengo que escoger la que más me guste o la que priorice. Por lo tanto, elegir significa tener opciones y escoger una. Se limita por optar”, afirma el ponente..

DECIDIR

Confirma una elección sabiendo que se está de acuerdo con dicha decisión y aceptando todo lo que conlleva. Implica accionar en la dirección elegida.

Sin embargo, hay personas que eligen sin llegar a decidirse. Por ejemplo, cuando alguien elige apuntarse al gimnasio, pero no va. “No puedes decir que sí a una propuesta, comprometerte a realizar un proyecto y no hacerlo. En numerosas ocasiones se habla de decisión cuando en realidad es elección”, comenta Pietro.

Elegir abre realidades mientras que decidir construye realidades

Si queremos elegir bien para luego decidir mejor, tenemos que saber distinguir ambos conceptos y considerarlos como dos eventos que van por separado, pero que están conectados y que representan respectivamente la causa y el efecto del compromiso que va a aceptar.

Esto resultará muy útil a la hora de saber si aceptar o no un nuevo proyecto en el trabajo, decir que sí o que no a una nueva tarea urgente que se suma a nuestra lista de entrada, etc.

¿Cómo hacemos para elegir correctamente y decidir aún mejor? Con 3 simples pasos que nos ayudarán a tomar decisiones de forma rápida y correcta:

1. Nunca digas que sí a algo sin pensarlo: ya sea un pedido, la colaboración a un proyecto, la solicitud para realizar una tarea… Tómate tu tiempo para evaluar bien el compromiso. 
2. Haz preguntas directas a tu interlocutor: descubre qué se espera de ti y cuál va a ser tu aportación concreta en dicho trabajo.
3. Evalúa el coste: cuando hablamos de coste nos referimos al propio, cuánto tiempo y energía de la propia persona va a necesitar el proyecto que te proponen. Estudia bien tu agenda y tus tareas más importantes que ya tengas programadas. 

CÓMO PRIORIZAR: IMPORTANCIA vs URGENCIA

La mayor parte del estrés que sufre la población en el trabajo proviene de una gestión inadecuada de los compromisos que se crean y se aceptan. La necesidad de trabajar más rápido y de asumir más volumen de trabajo pone en peligro nuestro rendimiento, generando ansiedad y estrés por no ser capaz de cumplir con todos los compromisos.

Sin embargo, es fundamental comprender la relación entre la importancia y la urgencia de las tareas que debemos realizar y, sobre todo, cuando estas se van sumando en nuestra bandeja de entrada. Además, hay que identificar lo que va eliminado y lo que va planificado.

Cada día recibimos solicitudes de ‘tareas urgentes’ a realizar que realmente no son importantes para nosotros, pero que los solicitantes nos presentan como algo extremadamente urgente y necesario. Por lo tanto, ¿Cómo priorizar en la toma de decisiones?

MATRIZ DE EISENHOWER

Para aprender a definir en término de prioridad las tareas en tu bandeja de entrada y facilitar la toma de decisiones, prueba a utilizar la Matriz de Eisenhower.

Dawight D. Eisenhower fue presidente de EEUU entre 1953 y 1961 y fue definido como el presidente americano más productivo de toda su historia. El secreto de su gran productividad fue la matriz que él mismo inventó y utilizó durante la Segunda Guerra Mundial como comandante del ejército aliado para priorizar en la batalla qué tareas requerían de su actuación inmediata y cuáles podría delegar o posponer.

Desde entonces, esta matriz se ha convertido en una de las herramientas más utilizadas en la toma de decisiones dentro del mundo de los negocios y las empresas debido a su sencillez y eficacia. Esta matriz tiene dos ejes:

• En el eje horizontal X de URGENCIA, que se refiere a la necesidad de que una tarea sea realizada de inmediato o si podemos posponerla.
• En el eje vertical Y de IMPORTANCIA, que indica si dicha tarea está relacionada con conseguir nuestros objetivos principales o no.

La combinación de urgencia e importancia de una tarea es lo que determina el tipo de acción que debes realizar con ella. 

¡OJO! No todo lo que parece urgente o importante lo es siempre. Es necesario también determinar si esa urgencia o importancia lo es para otros pero no para ti. “No podemos perder el tiempo haciendo cosas que otra persona podría hacer por nosotros. Si no puedes delegar en nadie la tarea, deberemos buscar algunas formas más creativas de llevarlas a cabo”, comenta el experto.

¿Por qué es útil la matriz de Eisenhower?

1. Porque te obliga a determinar de todas las tareas que tienes por hacer, cuáles son verdaderamente importantes o no y cuáles requieren de tu atención.
2. Porque si lo haces bien, te permitirá dedicarte a lo importante pero no urgente, que suele ser lo que te dará un mayor crecimiento profesional y personal.

Por lo tanto, la clave reside en PLANIFICAR y BLOQUEAR EL TIEMPO para actuar. Las personas que han logrado un alto rendimiento profesional y personal intentan pasar la mayor parte de su tiempo en la zona de ‘importante, pero no urgente’, planificando y determinando cuándo cumplirán esas tareas y a la vez haciendo la tarea actual.

LA NEGOCIACIÓN

La negociación es un proceso de intercambio de información y compromisos en el cuál dos o más partes que tienen intereses comunes y otros divergentes, intentan llegar a un acuerdo.

“La negociación se suele dar en forma de diálogo entre las partes, en donde cada uno tiene interés en lo que la otra parte tiene o puede ofrecer, pero no está dispuesto a aceptar todas sus condiciones”, explica el ponente. De esta forma, cada parte busca que la otra ceda en algo para poder llegar a un punto de acuerdo aceptable por ambos.

TIPOS DE NEGOCIACIÓN

Existen 5 tipos de negociación de acuerdo a la actitud que adopta el negociador, a los objetivos y las circunstancias en que se da cada caso.

• Acomodativa: Se pone en práctica cuando una de las partes asume la posición de perdedor para obtener resultados superiores en el futuro. El negociador (perdedor) acepta todas las condiciones de la contraparte con el fin de establecer una relación a futuro. Probablemente en una futura negociación su poder aumentará y exigirá que se cumpla alguna de sus condiciones.
• Competitiva: Se trata de lograr que el mayor número de condiciones propias sean aceptadas en la negociación. Se compite con la contraparte tratando de imponer su posición. A este tipo de negociación también se le llama ganar-perder.
• Colaborativa: Los negociadores están dispuestos a ceder en gran parte de sus condiciones con el fin de llegar a un acuerdo favorable para ambas partes. En este caso, el negociador es más empático con el punto de vista de su contraparte y busca que la relación sea de beneficio mutuo. A este tipo de negociación también se le llama ganar-ganar.
• Compromiso: Se trata de negociar de forma superficial para poder continuar la relación, pero sin resolver todos los puntos en conflicto. En otras palabras, es un acuerdo “parche” para poder avanzar, pero que posterga la solución del conflicto.
• Evitativa: Se pone en práctica cuando una de las partes considera que no obtendrá los beneficios esperados en el acuerdo. Por eso, uno de los negociadores de las partes intenta adoptar una posición de inacción y decide no negociar. En realidad, se produce una situación de perder-perder.

5 TÉCNICAS PARA UNA NEGOCIACIÓN EFICAZ

 1. Separar a las personas de los problemas que se negocian

Hay que tener muy claro que cuando se negocia no nos enfrentamos con personas, sino con problemas. Busca un acuerdo que satisfaga las necesidades de todos los implicados dejando a un lado las cuestiones emocionales y de personalidad.

2. Centrar la atención en los intereses de las partes y no en las posiciones que ocupan

Un error muy común a la hora de negociar con alguien es considerar a la persona por su posición o cargo en la empresa, definiendo a priori una supuesta superioridad o inferioridad por el hecho de ocupar un orden jerárquico.

“En el caso del negociador con cargo superior en la empresa, éste se sentirá justificado a exigir; el negociador con cargo inferior suele mostrar debilidad y sumisión por miedo a un despido, de tal manera que su maniobra de negociación se verá limitada o anulada”, aclara Pietro Carollo.

3. Generar soluciones creativas que produzcan beneficios mutuos

En una negociación creativa, los negociadores dedican tiempo a la lluvia de ideas para considerar una amplia gama de opciones posibles antes de elegir la mejor. Es de gran utilidad mantener una mente abierta a las posibilidades, tal vez no programadas, que pueden resolver la negociación de forma ventajosa para ambas partes.

4. Utilizar criterios objetivos

Los negociadores se basan en criterios objetivos (indiscutibles) para resolver sus diferencias. Por ejemplo, podrían estar de acuerdo en ajustarse a estándares como el valor de mercado, la opinión de expertos, el protocolo de la industria o la legislación. 

En este sentido, “es importante que las partes acuerden de antemano qué criterios objetivos consultarán y acepten el resultado que de estos derive. Dichos objetivos necesitan a fuerza ser independientes de la voluntad de las partes intervinientes, ser legítimos y a la vez prácticos”, comenta Pietro.

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5. Tener empatía

Es una de las habilidades más difíciles de encontrar porque parte de la propia personalidad, aunque puede y debe adquirirse y perfeccionarse. Entendemos como empatía a la capacidad de ver los asuntos como los ve el otro, desde su posición y circunstancia. No es necesario asumir su punto de vista, pero sí comprender por qué piensa así, qué le lleva a ese comportamiento.

En cualquier negociación, las personas empáticas llevan ventaja porque han recorrido un largo camino antes de que la parte contraria haya terminado de defender sus posiciones.

“Para perfeccionar nuestra capacidad de empatía es aconsejable que nos interesemos por la persona o personas que tenemos enfrente, conocer su cultura, sus aficiones, su circunstancia vital, entender sus necesidades y objetivos. Solo así podremos ponernos en su lugar”, aconseja el ponente.

EL MODELO EEPPAA: CÓMO TRIUNFAR EN CUALQUIER NEGOCIACIÓN

Es un modelo de negociación universal que permite llevar al éxito cualquiera negociación siguiendo estos simples pasos:

• Escuchar: Mostrarse atento a la escucha con quien tenemos que negociar nos permite generar más confianza hacia nosotros, facilitando nuestras solicitudes.
• Empatía: Ponerse en el lugar del otro. Es un punto a favor para entender las necesidades de la otra parte. Aún más importante es ser capaces de generar empatía en el otro.
• Preguntas: Preguntar es fundamental para aclarar, profundizar detalles y encontrar alternativas que lleven nuestra negociación al éxito. Las preguntas generan posibilidades.
• Propuesta: Pro-poner significa poner a favor, hacer que los acuerdos se comiencen a concretar. Podemos hacer una propuesta también para cambiar las condiciones de la negociación. Depende de nosotros, el cómo y con qué finalidad hacer nuestra propuesta.
• Acuerdo: Una negociación sin acuerdos no es una negociación. Recuerda poner en claro para todas las partes, los compromisos, tiempos y condiciones que quieras negociar. Intenta siempre que sea por escrito para asegurarte un respaldo de tu acuerdo.
• Acciones: Una vez formalizado todo, tenemos que pasar a la acción, evitando la procrastinación y la pérdida de compromiso. Es importante supervisar desde el principio los tiempos establecidos para cumplir con los objetivos y realizar un seguimiento para ver que todo se está llevando a cabo.

COMO DECIR QUE ‘NO’ Y SER MÁS PRODUCTIVO

Un compañero de trabajo te pide que le ayudes sobre un asunto. Los 10 o 15 minutos del tiempo que tu compañero te pidió resultan ser más cercanos a una hora. Te sientes bien por haber ayudado, pero también te sientes mal porque podrías haber usado ese tiempo en algo importante que necesitabas completar. Ahora estás más atrasado y sientes culpabilidad. 

Unos minutos después, tu jefe te hace una petición por email porque necesita un trabajo urgente y, por no decirle que no, pierdes otra hora más de tu trabajo que era tu tarea principal. 

¿Cómo acabo con este tipo de situaciones? Aprende a decir ‘no’ con firmeza, gracia, tacto y sin culpa porque, decir que sí constantemente a todo, resulta enfermizo y provoca un estrés innecesario.

‘NO’: CÓMO UNA PALABRA TAN SIMPLE PUEDE TRANSFORMAR TU VIDA

La costumbre de asumir más compromisos de los que puedes cumplir perjudica tus relaciones y tu salud física y mental, incluso tu nivel de estrés. Aprende a sentirte cómodo diciendo que no de una forma directa y elegante, rechazando la propuesta y no a la persona que la efectúa.

Decir siempre que ‘sí’ a los demás significa que tendrás poco tiempo para ti mismo

Saber cuándo decir que sí y cuándo decir que no genera un equilibrio saludable en la vida. “Cuando tienes dificultades para decir que no y no dices nada, duda o responde con un tal vez, estás, de hecho, diciendo que sí. Aprende a decir que no cuando realmente quieres decir que no”, explica el experto en negociación.

Por lo tanto, ¿por qué no decimos que ‘no’ cuando tendríamos que decirlo? El motivo es por la percepción del miedo a:

• Miedo a desagradar a los demás o a poder ser juzgado como egoísta o indiferente
• Miedo a no poder concretar un trabajo o cerrar un trato
• Miedo a no obtener el aumento que deseas o incluso a que te despidan
• Miedo a perder futuras oportunidades
• Miedo a tener que enfrentar el enfado o la decepción que puede provocar tu decisión

¿CÓMO SABER SI TENGO QUE DECIR QUE ‘SI’ O QUE ‘NO’?

Existe un método sencillo para la toma de decisiones que te ayudará a analizar rápidamente cada situación para saber si deberías decir que sí o que no. Se trata del ‘MÉTODO PROCUVIDERE’ (“PREVEER”), creado por Pietro Carollo.

Se trata de 5 pasos que hay que seguir ante cada pregunta, invitación o pedido:

• Propósito: ¿Cuál es el propósito del pedido? ¿Cuál es tu propósito personal? ¿Es necesario y útil que te involucres? ¿El pedido respalda tus objetivos y prioridades? Si el pedido no concuerda con tu propósito, di que no.
• Opciones y recursos: pregúntate cómo harías para cumplir con el pedido. ¿Cuáles son tus opciones? ¿Quién y qué recursos están disponibles para ayudarte? En función de estas respuestas, ¿estás en condiciones de cumplir satisfactoriamente el pedido sin que eso te genere demasiado estrés? Si la respuesta es negativa, di que no.
• ¿Cuándo?: Haz preguntas para establecer un plazo específico para cumplir con el pedido. ¿Puedes satisfacerlo en tiempo con los recursos disponibles? Si no puedes satisfacer el pedido dentro del plazo con el que cuentas y además hacerlo bien, di que no.
• Vínculos emocionales: La mayoría de la gente tiene algún tipo de reacción instintiva ante una invitación, pedido o reclamo. Confía en ella siempre y sigue tus instintos. Si te sientes incómodo, dí que no. Si tienes una relación emocional positiva o, al menos, no tienes una reacción emocional negativa, continúa con la evaluación.
• Derechos y responsabilidades: ¿Cuáles son las repercusiones de decir que sí o de decir que no? Haz preguntas para determinar qué esperan de ti.

CÓMO DECIR QUE ‘NO’ CON CONVICCIÓN

Recuerda que puedes negarte a hacer algo y ser amable al mismo tiempo. ¿Cómo?

• Manteniendo el contacto visual: Utiliza un tono de voz agradable, siendo amable y adoptando una actitud positiva. Recuerda que estás rechazando un pedido y no a la persona que lo efectúa.
• Muestra comprensión y colaboración: Dí que no pero pregunta qué necesitaría concretamente de ti, escucha y dedica 3 minutos de tu tiempo para ofrecer una alternativa, unas sugerencias sobre cómo realizar la tarea, luego dile de nuevo a esa persona que actualmente tu agenda está llena y no puedes ayudar más que eso.
• Elige bien las palabras: Ten tacto y no dejes lugar a dudas o malas interpretaciones. 
• Siendo elegante, pero manteniendo la compostura firme: Los solicitantes agresivos odian aceptar un no por respuesta, pero no vaciles bajo su presión. Si lo haces, seguirá insistiendo y no te dará paz hasta que cedas.
• No pierdas el tiempo: Prolongar las cosas simplemente hace esperar al solicitante y te hace parecer indeciso. Esto es una falta de respeto, por lo que decir que no de inmediato es mejor que postergar.
• Di que no por categoría: Elabora una regla general y asegúrate de que todos la conozcan. No puedes ayudar a nadie en esa área adicional. De esta manera no tendrás que rechazar ninguna solicitud personal específica.

En definitiva, recuerda que siempre puedes elegir, no digas que sí simplemente porque te sientes mal o culpable. Si tienes dificultades para decir que no, prepara lo que vas a decir de antemano para saber cómo hacerlo con convicción, pero no recules. Las personas exitosas saben decir ‘no’.

*La información que se expone en este artículo ha sido extraída de la presentación de Pietro Carollo en la #UEMC Business SchoolOpenclass*.